Betriebskosten- / Nebenkostenabrechnung erstellen:
Die kleine kaufmännische Hausverwaltung

Wartet Zuhause regelmäßig der volle Schreibtisch auf Sie, ist die sich ständig wechselnde Gesetzeslage ein Dorn in Ihrem Auge und sind die Fristen für die Betriebskostenabrechnung wieder zu knapp bemessen? Nutzen Sie unsere langjährige Erfahrung und lassen Sie die Buchhaltung, inklusive der Nebenkostenabrechnung, ganz einfach für Sie übernehmen. Alle anderen Belange rundum die Verwaltung Ihrer Immobilie bleiben selbstverständlich in Ihrer Hand. So bleibt endlich wieder genug Zeit um sich auf das Wesentliche zu konzentrieren.

"Kleine" kaufmännische Hausverwaltung / Betriebskostenabrechnung

Unser Komplettpaket vollständige Buchhaltung mit dem Betriebskostenabrechnung / Nebenkostenabrechnung erstellen beinhaltet:

Nebenkostenabrechnung erstellen lassen von raumgut Immobilien
  • Ordnung und Erfassung aller für die Buchhaltung und Betriebskostenabrechnung relevanten Daten aus den Objektunterlagen
  • Prüfung der Mietverträge, nach allen umlegbaren Kosten
  • Moderner Datenaustausch – übermitteln Sie uns ihre Belege und Unterlagen je nach Wunsch ganz bequem per Post und E-Mail, oder auf modernstem Wege z. B. per Dropbox, icloud, OneDrive etc.
  • Kontoführung und Überwachung des Zahlungsverkehrs, Erfassung aller Einnahmen und Ausgaben, Inkasso der Mieten und Betriebskostenvorauszahlungen
  • Aufbereitung der Kosten und Daten für den Heiz-, Wasser- und Stromkostendienstleister z.B. techem, ista, Brunata Metrona, Stadtwerke – wir stehen im ständigen Kontakt mit Ihrem Messdienstleister, damit alle Daten richtig übermittelt werden
  • Übersichtliche Einzelabrechnungen - Zusammenstellung der Kosten für die einzelnen Mieter
  • Analyse und Anpassung der objektspezifischen Betriebskostenvorauszahlungen – wir errechnen die monatlichen Abschläge der Mieter auf Basis aktueller Betriebskosten, damit sowohl Guthaben als auch Nachzahlungen möglichst gering ausfallen
  • fristgerechter Versand der Abrechnung – bei uns bleibt genug Zeit um die Vorauszahlungen der Mieter frühzeitig anzupassen, wir stellen sicher, dass alle Mieter ihre Nebenkostenabrechnung pünktlich erhalten.
  • Bearbeitungen von Rückfragen der Mieter oder deren Vertretern
  • halten Sie Ihre Mieten auf dem ortsüblichen Niveau – Vorbereitung von Mieterhöhungen nach Modernisierung oder Anpassung an den Mietspiegel
  • moderne und sichere Verwaltung der Mieterkautionen (über ein Treuhandkonto) – vorbei die Suche nach dem roten Sparbuch
  • Umsatzsteuervoranmeldung
  • Erstellung der Buchhaltungsübersichten für die Einkommensteuererklärung oder den Steuerberater. (Einsparung von Kosten beim Steuerberater)

Betriebskostenabrechnung erstellen vs. Nebenkostenabrechnung erstellen – wo liegt der Unterschied

Betriebskosten und Nebenkosten – wo liegt eigentlich der Unterschied für Sie als Eigentümer? Nebenkosten ist der Überbegriff für alle Kosten, die in Zusammenhang mit Ihrer Immobilie anfallen. Damit sind diese für Sie als Eigentümer unter Anderem von Bedeutung, da sie für die Steuererklärung benötigt werden.

Betriebskosten sind hingegen all jene Kosten, die sich auf Basis der Betriebskostenverordnung auf Ihre Mieter umlegen lassen.

Allerdings ist eine Voraussetzung für die Abrechnung der Betriebskosten, dass diese im Mietvertrag konkret angegeben oder vereinbart sind.

Leider ist es nicht immer ganz einfach, bei ständig wechselnder Gesetzeslage den Überblick zu behalten. Das Betriebs- oder Nebenkostenabrechnung erstellen kann damit zum echten Hindernis werden. Laut Statistik tauchen mittlerweile in jeder zweiten Nebenkostenabrechnung Fehler auf. Neben Familie, Freizeit und Beruf fehlt vielen Privatleuten die Zeit und Lust sich intensiv mit der Materie auseinanderzusetzen.​

Das sollten Sie bei der Nebenkostenabrechnung beachten

Verteilerschlüssel

Beim Betriebs- oder Nebenkostenabrechnung erstellen ist der Verteilerschlüssel der Maßstab für die Umlage einer Kostenposition auf die Mieter. Kostenpositionen wie die Heizkosten müssen gesetzlich vorgeschrieben zumindest teilweise nach Verbrauch abgerechnet werden. Andere Positionen wie die Treppenhausreinigung werden nach der Wohnfläche oder Personentage abgerechnet. Hier ist z. B. maßgeblich, welche Abrechnungsform in den Mietverträgen vereinbart wurde. Kompliziert wird es, wenn in mehreren Mietverträgen unterschiedliche Umlageschlüssel vereinbart wurden.

Mindestangaben

Die Abrechnung muss nachvollziehbar und vor allem nachprüfbar für den Mieter sein. Oftmals ist der Versand der Betriebskostenabrechnung gleichzeitig auch der Beginn täglicher Anrufe durch verunsicherte und verärgerte Mieter. Diese wirken sich mitunter negativ auf das Verhältnis zwischen Mieter und Vermieter aus. Nicht selten geht nur kurze Zeit später der erste Brief des Mietervereins beim Eigentümer ein. Im schlimmsten Fall wird sogar ein Rechtsanwalt eingeschaltet. Dies sind natürlich alles Situationen auf die Sie als Eigentümer am liebsten verzichten möchten.

Fristen einhalten

Der Abrechnungszeitraum beträgt höchstens 12 Monate. Meist ist das Kalenderjahr als Abrechnungszeitraum gewählt, so dass die Betriebskostenabrechnung spätestens am 31. Dezember im Briefkasten der Mieter landen sollte. Danach erlischt der Anspruch auf eine Nachzahlung der Mieter, ein Guthaben muss allerdings weiterhin ausgezahlt werden. Allerdings sollten Betriebs- oder Nebenkostenabrechnungen so erstellt werden, dass diese bestenfalls im ersten Quartal des Abrechnungsjahres an die Mieter versendet werden. So lässt sich beispielsweise Ärger mit den Mietern durch zu spät angepasste Vorauszahlungen vermeiden.

Heizkostenabrechnung über Messdienstleister

Externen Dienstleister müssen Sie die Daten für die Erstellung der Heizkostenabrechnung wie z. B. techem, ista, Brunata Metrona jährlich melden. Doch nicht immer ist es hier mit ein paar Klicks getan. Meist wird ein Onlineportal genutzt, in das man sich selbst erst einmal einarbeiten muss. Danach heißt es oft warten, bis die Zustellung der Heizkostenabrechnung erfolgt, ehe man überhaupt mit dem Erstellen der Nebenkostenabrechnung starten kann.

Nicht umlegbare Kosten beim Nebenkostenabrechnung erstellen

Nicht umlagefähig sind beispielsweise sämtliche Verwalterkosten, Abschreibungen und Rücklagen, aber auch keine Instandhaltung und Instandsetzung. Um diese Kosten gering zu halten, sollten daher regelmäßige Wartungen auch von Fenstern usw. durchgeführt werden. Modernisierungsmaßnahmen, die langfristig zur Einsparung von Energie führen, können nicht über die Betriebskosten abrechnet werden. Allerdings kann nach §559 BGB eine Mieterhöhung nach Modernisierung durchgeführt werden.

Welche Betriebskosten sind umlagefähig?

  • Kosten der Wasserversorgung z. B. Wasserverbrauch, Kosten der Anmietung von Wasserzählung, Eichgebühren, Wartung von Wassermengenreglern, Betrieb von Wasserversorgungsanlagen
  • Warmwasserkosten z. B. Reinigung und Wartung von Warmwassergeräten, Kostenaufwand zur Erwärmung
  • Entwässerung z. B. Kosten des Betriebs einer Entwässerungspumpe
  • Heizungskosten und Heizkosten z. B. Kosten des Brennmaterials, Betriebsstrom, Wartung der Heizungsanlage, Immissionsschutzmessungen, Reinigung der Heizung
  • Schornsteinreinigung z. B. Gebühren des Schornsteinfegers nach der Gebührenordnung
  • Aufzug z. B. Kosten des Betriebsstroms, Überwachung und Wartung der Anlage, Prüfung durch den TÜV
  • Allgemeinbeleuchtung z. B. Stromkosten der Außenbeleuchtung, Tiefgarage, Parkplätze, Treppenhaus
  • Straßenreinigung und Müllabfuhr z. B. Gebühren der öffentlichen Straßenreinigung und Leerung der Mülltonnen, Beseitigung von Eis und Schnee, Streusalz
  • Hausreinigung und Ungezieferbekämpfung z. B. Säuberung der Gemeinschaftsräume, Treppenhausreinigung, Kosten für Putzmittel, Hausmeisterservice, nach Vereinbarung auch Dachrinnenreinigung
  • Hauswart z. B. Vergütung, Sozialbeträge, damit die ordnungsgemäße Benutzung der Immobilie gewährleistet bleibt
  • Gartenpflege z. B. Rasenmähen, Schneiden von Bäumen, Sträuchern, Hecken, Beseitigung von Unkraut und Gartenabfällen
  • Sach- und Haftpflichtversicherungen z. B. Gebäudeversicherung, Elementarschadenversicherung, Glasversicherung, Haftpflichtversicherung für das Gebäude, den Öltank oder den Aufzug
  • Kosten für den Kabelanschluss oder die Gemeinschaftsantenne z. B. Kosten für die private Verteileranlage, Breitbandkabelnetz, Betriebsstrom, monatliche Grundgebühren
  • Kosten einer Wascheinrichtung z. B. Kosten der Wasserversorgung, Betriebsstrom, Wartung, Reinigung der Waschmaschinen und Trockner
  • Wartungskosten für Feuerschutzeinrichtungen z. B. Rauchwarnmelder, Rauchmelder, Rauchabzugsanlagen, Blitzschutzanlage
  • laufende öffentliche Lasten des Grundstücks wie z. B. Grundsteuer

Fazit

Die ständig wechselnde Gesetzeslage mach es Eigentümern nicht unbedingt einfach eine fehlerfreie Nebenkostenabrechnung zu erstellen. Um Ihnen diesen Stress zu ersparen übernehmen wir gerne die Betriebskostenabrechnung für Sie und erstellen die Nebenkostenabrechnungen fristgerecht für Ihre Mieter.

Gerne übernehmen wir für Sie auch die Ordnung und Erfassung aller für die Buchhaltung und Betriebskostenabrechnung relevanten Daten. Diese können Sie uns ganz bequem per Post, per E-Mail und natürlich auch über Dropbox, icloud und Co. zukommen lassen.

Sie möchten Ihre Betriebs- oder Nebenkostenabrechnung erstellen lassen?

Gerne übernehmen wir das für Sie. Kontaktieren Sie uns einfach für Ihr unverbindliches Angebot:






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